Menunda merupakan suatu aktifitas ketika anda membiarkan suatu pekerjaan dilaksanakan/diselesaikan pada saat mendatang walaupun sebenarnya dapat dilakukan saat ini. Kebiasaan menunda dapat terjadi pada berbagai aktifitas mulai dari aktifitas yang sederhana seperti mandi hingga aktifitas yang lebih besar dan kompleks seperti menyelesaikan suatu proyek yang telah terencana sebelumnya. Pertanyaan selanjutnya adalah kenapa ada individu yang suka menunda? Salah satu prinsip kerja pikiran adalah melakukan penghubungan (asosiasi) antara satu hal dengan hal yang lain hingga terbentuklah jaringan informasi di dalam pikiran. Ketika pikiran anda mengasosiasikan (mengenali) suatu pekerjaan dengan suatu rasa yang tidak mengenakan, maka ketika tiba saatnya untuk melakukan pekerjaan tersebut, pikiran anda segera memunculkan kembali berbagai pemikiran atau rasa yang tidak mengenakan yang mencegah atau menghambat anda dari melakukan pekerjaan tersebut. Berbagai rasa seperti; “kurang pas”, “berat”, “lelah”, “enggak gimana…. gitu” dan masih banyak lagi yang sering dikemukan oleh klien saya yang memiliki kesulitan dengan kebiasaan menunda. Banyak orang yang meyakini bahwa menunda merupakan kebiasaan buruk karena menyebabkan berbagai kerugian. Beberapa kerugian yang disebabkan oleh menunda antara lain:
Kebiasaan menunda berpotensi menghilangkan berbagai kesempatan yang dapat anda raih. Berpikir bahwa anda masih memiliki waktu lain untuk melakukan suatu pekerjaan sehingga tidak melakukannya sesegera mungkin sama halnya anda mempertaruhkan pekerjaan tersebut untuk suatu resiko yang tidak pasti. Berbagai hal dapat muncul di masa depan tanpa anda duga sebelumnya. Walaupun anda dapat melakukan perencanaan, tetap perencanaan bukanlah kenyataan. Berbagai hal yang tidak disangka dapat muncul seperti urusan atau pekerjaan lain yang baru muncul kemudian sehingga semakin menunda penyelesaian pekerjaan yang utama. Menurut saya itulah sebabnya perencanaan diberi nama peRENCANAan karena belum menjadi dan bukan kenyataan. Untuk setiap pekerjaan, cepat atau lambat, langsung atau tidak, pastilah memiliki tenggat waktu, batas waktu penyelesaian. Tenggat waktu penyelesaian menentukan alokasi waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Suatu pekerjaan menghasilkan suatu yang baik jika rasio antara kuantitas kerja (work load) dan alokasi waktu (timing) tersedia secara proporsional. Ketika kedua hal tersebut tidak proporsional dimana kuantitas pekerjaan lebih besar dibandingkan alokasi waktu yang tersedia, maka anda mengorbankan hasil pekerjaan anda. Penundaan membuat anda mengerjakan pekerjaan di menit-menit terakhir sehingga mengurangi alokasi waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dengan alokasi waktu yang minim anda mencoba menyelesaikan begitu banyak timbunan pekerjaan sama artinya dengan anda merelakan hasil pekerjaan untuk sesuatu yang “apa adanya”. Dimanakah posisi hasil pekerjaan anda di tengah iklim persaingan saat ini? Timbunan pekerjaan yang begitu banyak juga beresiko menimbulkan “burnout syndrome”. Burnout syndrome adalah sindroma yang ditemukan oleh Herbert J. Freudenberger di tahun 1970-an. Sindroma ini muncul ketika seorang individu melakukan suatu pekerjaan yang terlalu berat sehingga memunculkan kelelahan fisik dan mental. Gejala yang muncul pada sindroma ini antara lain fluktuasi mood, gangguan tidur, kesulitan konsentrasi, sakit punggung hingga gangguan pencernaan. Penundaan membuat alokasi waktu yang tersedia sangat minim, tidak seimbang dengan kuantitas pekerjaan sehingga menimbulkan beban kerja yang tinggi. Hal ini tentunya berujung pada munculnya burnout syndrome. Penundaan juga dapat menurunkan kondisi fit fisik anda akibat kurangnya istirahat. Ketika anda ingin menyelesaikan timbunan pekerjaan dengan tenggat waktu yang telah di depan mata, terkadang anda rela mengorbankan waktu istirahat anda. Seorang klien saya menceritakan sewaktu kuliah banyak temannya menunda menyelesaikan tugas kuliah yang diberikan menjelang liburan. Mereka lebih memilih menikmati liburan terlebih dahulu ketimbang menyelesaikan tugas yang diberikan. Ketika masa liburan tersisa 3 hari, segera mereka mengerjakan tugas hingga larut malam. Setelahnya mereka harus belajar untuk menghadapi ujian akhir. Seluruh kelelahan fisik yang mereka alami berdampak pada kualitas hasil kerja dan nilai ujian yang kurang memuaskan. Namun anehnya, mereka melakukan hal yang sama berulang kali di setiap semester. Bukan “Harus” Tapi “Ingin” Anda tentu sering mendengar kata “harus” dan kata “ingin”.Pada uraian kali ini saya tidak membahas “harus” atau “ingin” dari segi linguistik, melainkan lebih pada konteks yang dimunculkan oleh kedua kata tersebut. Termasuk di dalamnya berbagai pengalaman internal yang muncul pada diri individu dan efek yang ditimbulkan pada perbuatannya. Pikiran bawah sadar manusia menangkap “harus” sebagai suatu hal yang sifatnya wajib. Kewajiban umumnya diasosiasikan dengan kerja keras, kesulitan atau hal yang melelahkan. Hal ini mengakibatkan ketika tiba saatnya untuk melakukan ke”harus”an tersebut umumnya individu menghindar. Penghindaran ini diwujudkan dalam berbagai bentuk mulai dari penundaan hingga tidak melakukan pekerjaan tersebut sama sekali. Sebenarnya jika pikirkan lebih lanjut di setiap aktifitas, tentu anda dapat menemukan sisi yang menyenangkan. Seperti setiap emosi, rasa senang yang anda rasakan dapat semakin anda perbesar. Ketika anda berhasil melakukan hal tersebut, anda tentunya segera dapat melakukan aktifitas tanpa terbebani, tanpa penundaan. Perhatikan anak-anak yang sedang sibuk bermain. Seringkali mereka tenggelam dalam permainannya, sehingga ketika mereka dipanggil mungkin mereka tidak menoleh. Ketika tiba kesempatan untuk bermain, mereka segera melakukannya dengan riang, seolah mereka tidak mau menunda untuk bermain. Contoh lain adalah hobi. Apakah anda memiliki hobi? Hobi adalah suatu aktifitas yang anda lakukan dengan rasa senang dan tanpa paksaan. Semua kesenangan yang muncul pada hobi menjadi motivasi yang sangat kuat bagi anda untuk terus menekuni hobi anda. Bahkan karena menyenangkan, seringkali anda melakukannya berulang kali. Semakin anda melakukannya, semakin anda merasa senang. Semakin anda menekuninya, semakin anda mahir dengan hobi anda. Hobi pun dapat berkembang menjadi bisnis yang sangat menguntungkan. Hal ini disebabkan karena setiap kerja yang dicurahkan pada bisnis tersebut didasarkan rasa senang dan bukan rasa terpaksa. Ketika anda telah berhasil menemukan kesenangan pada aktifitas yang anda lakukan, maka segera merubah “harus” menjadi “ingin”. Rasa senang yang anda temukan pada suatu aktifitas membuat anda “ingin” melakukan aktifitas tersebut. Terdapat dorongan yang sangat kuat, dorongan ke”ingin”an untuk terus melakukan. Anda berhasil merubah berbagai hambatan menjadi tantangan ketika anda melakukan aktifitas dengan rasa senang dan jauh dari paksaan. Bukan “Selesai” Tapi “Mulai” Saatnya kini untuk sedikit rangkaian kata bijak: A journey of thousand miles begins with one step… Setiap hal yang anda lakukan, untuk setiap perjalanan yang anda lalui tentu selalu ada saat pertama. Umumnya saat pertama adalah saat tersulit, saat terberat. Hal ini sebenarnya dapat dijelaskan dengan prinsip fisika dinamika ketika setiap material cenderung mempertahankan kondisinya, terus diam atau terus bergerak. Setiap material seolah memiliki sifat “malas” untuk merubah kondisinya. Untuk merubah kondisi pergerakan suatu material anda perlu melawan kondisi “malas” (lembam) material tersebut. Ketika kondisi lembam tersebut telah teratasi maka kerja yang perlu dilakukan selanjutnya cenderung lebih mudah. Seolah mengalir dengan sangat alami karena anda hanya perlu meneruskan apa yang telah anda lakukan sebelumnya. Setiap material, diri anda termasuk di dalamnya, memiliki sifat lembam, status quo. Pada setiap aktifitas yang hendak anda lakukan, anda perlu sebelumnya mengatasi rasa lembam diri anda. Rasa lembam ini jika tidak teratasi dapat menghambat anda menyelesaikan hal yang ingin anda lakukan. Membayangkan keseluruhan rangkaian pekerjaan dari awal hingga selesai hanya memperbesar rasa lembam yang anda rasakan. Hanya memikirkan seluruh rangkaian kerja tidak akan membantu anda menyelesaikan pekerjaan, karena tindakan andalah yang menciptakan hasil dan bukan sebatas pemikiran, sehebat apa pun pemikiran anda. Sebaliknya jika anda hanya membayangkan satu langkah awal, mungkin langkah yang sangat sederhana untuk segera memulai dan segera melakukannya tentu setelahnya keseluruhan rangkaian pekerjaan terasa lebih mudah. Setiap saat membuat artikel saya selalu menemui kesulitan, mulai dari ketidakberadaan ide untuk ditulis hingga kesulitan mencari hubungan antar satu ide dengan ide yang lainnya. Mungkin hal ini disebabkan karena saya bukanlah seorang penulis sekaliber Ernest Hemingway :). Namun saya tidak terlalu memikirkan hal itu dan juga tidak mengharuskan diri untuk segera menyelesaikan penulisan seluruh artikel. Sebaliknya saya hanya menuliskan berbagai hal yang muncul di pikiran. Kemudian melakukan beberapa kali pengeditan, mulai dari mencari kesalahan pengetikan hingga mencari hubungan antara satu ide dengan ide yang lain. Pada akhirnya jadilah satu artikel seperti yang anda baca saat ini Contoh lain adalah dalam pengaturan tata letak ruang kerja. Secara periodik saya menata ulang ruang kerja saya. Seiring berjalannya waktu tentu banyak barang-barang yang tidak lagi pada tempatnya. Setiap kali menata ulang ruang kerja, saya tidak berpikir untuk secepatnya menyelesaikan seluruh rangkaian kerja, melainkan hanya memusatkan perhatian pada hal kecil yang dapat saya lakukan seperti membawa secarik kertas dan pena kemudian segera menulis daftar barang yang perlu dipindahkan. Saya medapati setelahnya semua kerja dapat terasa mengalir jauh lebih mudah. Dan memang beberapa saat kemudian tanpa terasa saya sudah asyik dengan pekerjaan saya. Bukan “Sempurna” Tapi “Lebih Awal” Hal lain yang saya temukan dari beberapa klien yang gemar menunda adalah kebiasaan mereka “berpikir” untuk mendapatkan hasil yang benar-benar sempurna. Kesempurnaan hasil kerja merupakan suatu hal yang bagus. Namun ketika anda hanya berpikir dan terus berpikir untuk mendapatkan hasil yang benar-benar sempurna dan tidak melakukan satu tindakan apa pun sebelum benar-benar yakin tidak akan ada lagi kesalahan dalam kerja anda selanjutnya, merupakan sesuatu yang kurang bijak. Hal itu sama saja dengan menghabiskan waktu anda untuk suatu kesia-siaan karena tanpa anda sadari waktu yang tersedia habis dan anda belum sama sekali menyentuh pekerjaan. Untuk mendapatkan kesempurnaan kerja, menurut saya akan jauh lebih bijaksana jika anda bekerja lebih awal dibandingkan terlalu memikirkan untuk mencapai kesempurnaan sebelum bekerja. Saya menemukan melakukan perbaikan setelah melakukan kerja jauh lebih mudah dibandingan merencanakan “kesempurnaan” di awal. Bekerja lebih awal membuat anda lebih cepat selesai sehingga memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan perbaikan/revisi atas kerja yang telah anda lakukan. Ketika anda bekerja lebih dini maka kita akan lebih dini mendapatkan hasil. Dan lebih dini mendapatkan hasil berarti kita lebih dini mendapatkan masukan mengenai berabagai hal yang perlu diperbaiki kemudian. Saya tidak mengatakan kepada anda untuk tidak melakukan perencanaan. Hanya saja jika jika anda begitu tenggelam dalam perencanaan hingga lupa untuk melakukan pekerjaan yang sesungguhnya, hal itu berarti anda bekerja untuk kesia-siaan. Kondisi serupa juga terjadi pada mereka yang menunggu sampai mendapatkan ide/inspirasi yang tepat baru kemudian bekerja. Anda perlu melakukan pemikiran untuk beberapa saat dan kemudian langsung wujudkan dengan bekerja. Dengan demikian anda segera mendapatkan umpan balik dari hasil kerja mengenai berbagai hal yang perlu diperbaiki selanjutnya. Contohnya seorang klien saya, Nona R yang bekerja pada suatu perusahaan. Dalam membuat laporannya ia selalu berusaha untuk membuat laporan yang paling sempurna. Saya tidak mengatakan hal itu buruk namun membuat laporan sempurna dalam satu kali usaha adalah suatu hal yang sangat berat. Dan ia pun membenarkannya. Semakin ia berpikir untuk kesempurnaan, semakin ia dekat dengan batas akhir penyerahan laporannya. Dan disetiap saat menjelang batas akhir ia lebih binggung dari sebelumnya. Berbagai tekanan yang ia rasakan semakin menghambat keluarnya ide untuk membuat laporan. Kepadanya saya sarankan untuk membuat kerjanya menjadi beberapa tahap dan selalu utamakan kedinian dalam bekerja. Berikan kesempatan kepada diri anda untuk melakukan kesalahan namun tetap bekerja lebih dini. Semakin dini ia mulai bekerja, semakin dini pula ia selesai yang artinya semakin banyak waktu yang dapat ia lakukan untuk merevisi hasil kerja. Utamakan Kesenangan Anda Jika anda berkeyakinan bahwa melakukan kerja dapat menghilangkan seluruh kesempatan untuk bersenang-senang maka tentunya anda akan menghindari bekerja. Asosiasi yang anda buat di pikiran antara bekerja dan hilangnya kesempatan bersenang-senang dapat menjadi motivasi untuk tidak melakukan kerja. Tentu tidak ada orang yang mau kehilangan kesempatannya untuk bersenang-senang atau sekadar beristirahat. Saya mempelajari hal tersebut secara baik dari seorang wirausahawan yang menurut saya sangat efektif dalam mengelola seluruh waktunya. Ia berkeyakinan bahwa waktu adalah sumber daya yang sangat terbatas sehingga penggunaannya perlu benar-benar bijaksana. Bagi saya ia sangat memperdulikan sekali nilai dari waktunya. Sejak ia bekerja mandiri (self-employed) tidak ada pihak lain yang mengatur waktunya selain dirinya. Hal ini dapat menjadi keuntungan jika ia menggunakannya seefektif mungkin. Namun pada saat yang sama juga dapat membawa resiko jika ia tidak dapat mengaturnya hingga terseret pada pemborosan waktu. Ia berkeyakinan ketika tersedia waktu yang berlimpah ruah untuk bekerja tanpa pembatasan maka besar kemungkinan dirinya melakukan penundaan. Di setiap hari ia selalu membagi-bagi waktunya untuk berbagai aktifitas. Ia memastikan bahwa semua aktifitasnya memiliki alokasi waktu yang cukup, mulai dari melakukan pekerjaan administratif, kerja inti, belajar untuk meningkatkan skill-nya, beribadah hingga bersenang-senang dengan teman dan keluarga. Gunakan Slot Waktu Dalam aktifitas keseharian anda, tentu terdapat pekerjaan yang membutuhkan alokasi waktu panjang dan tidak dapat selesai dalam satu waktu. Dalam membuat setiap artikel saya harus melakukan beberapa hal: menentukan tema untuk ditulis, menggali berbagai referensi yang pernah saya baca berkenaan, menggali berbagai ide berkenaan dengan tema utama, menyusun berbagai ide, memastikan semua ide berhubungan satu sama lain, memastikan tidak ada salah pengejaan, mempersingkat artikel dengan menghapus yang tidak perlu sehingga menjadi artikel yang singkat, kompak namun tidak meninggalkan pesan yang ingin disampaikan. Dalam melakukan pekerjaan yang membutuhkan waktu lama tentu terdapat resiko penurunan fitalitas mental dan fisik. Melakukan kerja dalam satu periode yang lama dapat menyebabkan penurunan produktifitas akibat kelelahan fisik dan mental. Berkenaan dengan penulisan artikel, membiarkan diri terus menulis sama artinya dengan mengorbankan kejelasan artikel yang saya tulis. Penelitian di bidang psikologi pun menyatakan demikian. George Miller pada tahun 1956 menyatakan hasil penelitiannya bahwa manusia hanya dapat mengingat sebanyak 7 � 2 informasi. Hal ini menyiratkan bahwa untuk aktifitas mental yang relatif panjang perlu di pecah dalam unit yang lebih kecil (chunking). Penelitian lain juga menyatakan hal yang hampir serupa bahwa pikiran manusia hanya memunculkan performa terbaiknya pada saat awal (primacy) dan akhir (recency) dari suatu aktifitas. Pernahkan anda melihat atraksi yang dilakukan oleh ikan lumba-lumba? Setiap kali selesai melakukan suatu trik ia mendapat makan dari pelatihnya. Hal itu ditujukan untuk meningkatkan moralnya sehingga dapat kembali memberikan atraksi yang menarik. Hal yang serupa juga terjadi pada anak-anak. Seringkali untuk memotivasi mereka anda cukup berjanji untuk memberikan hadiah jika mereka berhasil melakukan sesuatu. Pemberian hadiah yang tepat dapat meningkatkan motivasi mereka dalam melakukan sesuatu. Sebagai individu dewasa anda juga dapat melakukan hal serupa untuk memotivasi diri sekaligus menggunakan waktu anda seefektif mungkin. Anda dapat memotivasi diri dengan memberikan hadiah pada diri anda. Pastikan bahwa hadiah yang anda berikan bagi diri anda sepadan bagi anda. Saya mengadopsi hal serupa saat bekerja. Saya membuat diri saya bekerja dalam unit-unit waktu (sekitar 2 hingga 3 jam) dan pada di akhir unit waktu tersebut saya menikmati hadiah yang telah saya sediakan untuk diri saya. Berbagai hadiah sederhana namun sepadan yang saya sediakan misalnya makan, menonton film di DVD atau sekadar melakukan self-hypnosis untuk menjamin kebugaran mental. Setidaknya terdapat dua keuntungan yang saya dapatkan dengan teknik ini. Saya selalu mendapati fitalitas saya dalam bekerja selalu pada puncaknya. Hal lain produktifitas cukup tinggi ketika saya mentargetkan untuk bekerja selama 2 jam namun terkadang saya tenggelam dalam kerja dan tanpa saya sadari saya telah bekerja selama 2,5 jam Last Words Demikianlah uraian singkat berkenaan dengan penundaan dan berbagai metode untuk mengatasinya. Semoga dapat menjadi masukan bagi anda untuk terus meningkatkan produktifitas anda. |
